Según un estudio de 2019 sobre la burocracia en el sector público realizado por la Universidad Aristóteles de Tesalónica, hay 40 «pasos» para completar un pedido directo, como comprar material de oficina para una universidad.
La misma encuesta mostró que los 32 pasos que había en 2014 se convirtieron en 40 para 2019. Esto también llevó a otra conclusión importante: de 40 pasos, solo cinco no requerían una firma física en papel.
Historias de locura cotidiana
Otro estudio de 2008, resultado del trabajo original de los médicos del Hospital de Nafplio, mostró que una operación menor y una hospitalización de dos días requerían 61 formularios y 44 notas escritas a mano con los mismos datos en papel, lo que en total ocupa poco más de cuatro cuadrados. metros Más recientemente, a principios de diciembre de 2021, la edición griega de Kathimerini arrojó luz sobre una de las muchas historias de locura cotidiana: a un contribuyente griego, para confirmar su experiencia en seguros en el extranjero, se le pidió que presentara una declaración jurada de que era… ¡viva!
Estas son solo algunas de las historias divertidas, aunque muy costosas y desgarradoras, asociadas con la monarquía de papel. No es coincidencia que la palabra «χαρτοβασίλειο» (reino de papel) se registró en Grecia ya en 1885. En los últimos años, el estado griego ha estado tratando de alejarse del papel en el sector público y el uso de máquinas de fax se eliminará gradualmente en enero de 2021. Pero es bien sabido que la digitalización y la implementación de cualquier transacción entre los ciudadanos y el estado a través de la plataforma gov.gr será difícil si los documentos estatales se quedan en papel:
A través del Fondo de Recuperación
“Uno de los grandes vacíos que tiene el Estado griego es que los documentos en papel no han sido digitalizados. […] Una gran cantidad de dinero del Fondo de Recuperación se destina a la digitalización para convertir el papel en documentos digitales», dijo recientemente Kyriakos Pyrrakakis, Ministro de Estado para la Gestión Digital. De hecho, el proyecto más grande en la historia del estado griego para digitalizar papel actualmente se encuentra en proceso de implementación.De la tramitación realizada por «K» en los pliegos de los proyectos que se licitaron -algunos de los cuales ya han comenzado a ejecutarse-, se estima que se digitalizarán más de 1.400 millones de páginas en los próximos tres años, que actualmente están plegados en toda Grecia en ministerios, EFKA, oficinas de planificación urbana y tribunales.
1,6 millones de cajas de documentos se trasladarán desde su ubicación actual a las instalaciones de la empresa, que se hará cargo de la tarea de almacenarlos.
Para entender lo que significa almacenamiento de papel completo, basta considerar que para almacenar 100 millones de páginas A4 -muchos documentos a digitalizar son más grandes- 40.000 cartones (40 millones x 30 millones x 25 millones) o 10.000 cajones de cuatro baldas y una superficie de 15.210 metros cuadrados.
Por lo tanto, se necesitarían más de 152 000 metros cuadrados para digitalizar más de 1400 millones de páginas, lo cual es comprensible dado que el área total construida del parque gubernamental planificado en el territorio de ΠΥΡΚΑΛ (que se está construyendo en el área de Daphni) es de unos 133.000 metros cuadrados.
Las estimaciones son modestas ya que no incluyen registros (principalmente registros judiciales) que se decidió no digitalizar en esta etapa. Tampoco tiene en cuenta la superficie que ocuparán los 1,6 millones de cajas que serán trasladadas desde su actual lugar de almacenamiento y gestión hasta las instalaciones de la empresa del proyecto (encapsulado y transporte). De hecho, algunos de los archivos en estas cajas se almacenarán de forma permanente, y las autoridades competentes decidirán cuál será exactamente.
Categorización
Digitalizar más de 1.400 millones de páginas implica no solo escanearlas, sino también una conveniente categorización basada en palabras clave (metadatos) para garantizar una búsqueda rápida de la información solicitada. Esta no es una tarea sencilla, ya que requiere no solo de un trabajo manual, sino también de la correcta selección de los archivos a digitalizar.
«Uno de los requisitos previos para una transición completa al gobierno digital es la digitalización de los archivos en papel de las instituciones y organizaciones gubernamentales», dice el director general de K. Information Society, Stavros Astenidis. Algunos de los proyectos de digitalización más importantes incluyen 3,5 millones de registros urbanos correspondientes a varias páginas, 600 millones de páginas en poder de 390 registros hipotecarios y más de 300 millones de páginas en poder de 368 tribunales y fiscales de toda Grecia.
Basado en la publicación cathimerini.
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