Hace unos años, un proceso relativamente sencillo, añadir, por ejemplo, un nuevo tipo de actividad por parte de un autónomo, requería la participación de al menos diez empleados diferentes.
Uno de ellos certifica que la persona que solicita la prórroga de actividad no tiene deuda por IVA, el otro que presentó declaración agregada. Otras… ocho personas tuvieron que certificar que no había impuesto sobre la nómina (independientemente de que el comerciante contratara personal), se presentó una declaración periódica de IVA, y los funcionarios que revisaron la solicitud ante ellos no pidieron ningún documento de confirmación (por ejemplo, . declaración jurada). Este proceso, que en el mejor de los casos se completaba en unas 2 semanas, ahora se realiza principalmente a través del portal digital de la Agencia Tributaria Helénica en un par de horas.
Tal rutina burocrática, antes un lugar común, tiende a convertirse en una rareza, o al menos ese es el objetivo del centro de interoperabilidad del Ministerio de Gestión Digital. Es un sistema de información desarrollado por la Secretaría General de Sistemas de Información de las Administraciones Públicas con el objetivo de unificar los servicios electrónicos del sector público. En octubre de 2019, por decisión del Ministro de Estado y Autoridad Digital, Kyriakos Pierrakakis, el Centro de Interoperabilidad se convirtió en un centro de intercambio de datos entre instituciones del sector público y empresas. Técnicamente, la «comunicación» de los sistemas del sector público se proporciona a través de llamadas automáticas que se realizan en segundo plano y se basan en la tecnología XML Web Services familiar para los ingenieros de TI. La interoperabilidad automática de sistemas separados ha hecho posible recientemente presentar y evaluar automáticamente solicitudes de subsidios de combustible (pase de combustible). El programa de computadora se comunicaba con otras computadoras y tomaba de ellas la información necesaria para decidir si el solicitante era elegible para un pase de combustible. De lo contrario, los propios beneficiarios tendrían que prestar el servicio correspondiente con los documentos acreditativos necesarios para demostrar si cumplen con los requisitos de ingresos, si son propietarios del vehículo, si está asegurado, inmovilizado o no.
El Centro de Interoperabilidad ahora admite más de 1480 servicios (frente a los 280 de febrero de 2021) disponibles a través del portal digital único Gov.gr, por lo que no es necesario visitar la mayoría de las instituciones. Hasta la fecha, se han realizado alrededor de 728 millones de solicitudes automatizadas (servicios web) para encontrar estos servicios, y se espera que este número supere los mil millones para finales de año. La autenticación de usuarios es el servicio web utilizado en la mayoría de las transacciones digitales, seguido de los boletos electrónicos, los datos de seguridad social y la verificación individual.
Las transacciones digitales del sector público alcanzarán los 1.000 millones este año, frente a los 9 millones de 2018
“Nuestro objetivo es que el contacto del ciudadano con el aparato estatal se limite a expresar únicamente su voluntad sobre el servicio necesario. Todo lo demás debe hacerse a través de procedimientos automatizados”, explica Demosthenes Anagnostopoulos, secretario general de Sistemas de Información de las Administraciones Públicas. Tentativamente, cuando sea posible la «comunicación» entre todos los sistemas individuales del estado, no será necesario presentar 24 documentos en formato digital o en papel, como un certificado de inicio de actividad o una fotocopia certificada de un cuadernillo de apicultura, etc. , con el fin de expedir una licencia para el comercio ambulante. Es decir, el interesado simplemente indicará qué servicio necesita, y la recogida de documentos y el cotejo de los datos necesarios se realizará por ordenador. Esta «imagen mágica» parece hacerse realidad tarde o temprano.
Hace unos días, la Cámara de Cuentas, en el curso de un control de legalidad precontractual, aprobó un acuerdo marco que será implementado por la «sociedad de la información», la división de proyectos digitales del Ministerio de Gestión Digital. El proyecto, dotado con 55,8 millones de euros (opción e IVA incluidos), tiene como objetivo desarrollar Web Services, la tecnología necesaria para que los sistemas de información de las administraciones públicas «hablen el mismo idioma». Y que un ciudadano que solicita una licencia para alquilar embarcaciones de recreo no tiene que aportar una declaración solemne de que no se encuentra en estado de quiebra.
«El proyecto de interoperabilidad de los sistemas de información pública es fundamental para la modernización en curso de los servicios públicos. Al fusionar registros y aplicaciones gubernamentales entre sí, hacemos posible atender a ciudadanos y empresas de manera fácil y rápida, declarando la menor cantidad de datos posible, ya que la mayoría de se recupera automáticamente. Y lo más importante: «Estamos creando un marco para la operación y el control unificados de la administración pública con la transparencia y seguridad de las transacciones electrónicas”, explica Stavros Astenidis, ingeniero eléctrico y director general de Sociedad de la Información. «La expansión de la interoperabilidad va de la mano con el avance exponencial de las transacciones digitales en el sector público, cuyo número se espera que este año alcance los 1.000 millones desde los 9 millones de 2018».
«La interoperabilidad reemplaza la producción de documentos de una manera más segura y eficiente, aliviando la carga de los ciudadanos y las administraciones públicas. También garantiza la precisión y la minimización de los datos en tránsito», señala Anagnostopoulos.
El reino de los documentos
La expansión de la interoperabilidad permitirá la digitalización continua de un sector público que continúa inundado porque la burocracia que ha sido la forma de hacer las cosas durante décadas no se puede abordar de la noche a la mañana. Además, «Mitos» presentado por el Sr. Pierrakakis y el Secretario General de Gobernanza y Facilitación Digital, Leonidas Christopoulos, el verano pasado, muestra que una gran cantidad de procedimientos administrativos se han mantenido en la era del papel. Mitos es el Registro Nacional de Trámites, una plataforma en línea (mitos.gov.gr) que describe con precisión los pasos, costos, cantidad de documentos y tiempo que le toma al sector público realizar una serie de trámites administrativos. Este es uno de los 1.980 trámites registrados en el Registro hasta la fecha que más tiempo consume, relacionado con el empleo y la inversión.
Por ejemplo, para emitir una licencia para establecer y operar una escuela privada superior de teatro o danza (una entidad legal bajo la ley estatal), se requieren 17-18 documentos. El coste del procedimiento oscila entre 147€ y 440€ y el tiempo de revisión es de dos meses. Los interesados deben comenzar con la presentación de una solicitud – una declaración solemne, y luego proporcionar el comprobante de pago del depósito, un plano del local de la escuela firmado por un ingeniero, una vista en sección que muestra la altura neta del local firmado por un ingeniero, y una declaración solemne de dos ingenieros estructurales de suficiencia estructural y resistencia de la edificación. Para completar el procedimiento, debe proporcionar una copia del permiso de construcción, un certificado de la Autoridad de Planificación de la Ciudad de que la ubicación y el funcionamiento de una escuela de teatro y una escuela de danza están permitidas en el territorio de este barrio, un certificado del departamento de bomberos , permiso para cambiar el tipo de uso a una escuela superior de teatro o una escuela superior de danza, el reglamento interno de la escuela, una lista de nombres de los instructores para cada curso impartido y una copia de los estatutos. La lista debe incluir fotocopias de fotocopias de documentos educativos y cédulas de identidad, declaración solemne de que el solicitante no es servidor público, curriculum vitae con referencia cronológica detallada, copia de la reunión del órgano de gobierno de la ONL con una propuesta de el director de la institución de educación superior, y una declaración solemne de que el solicitante cumplió con sus obligaciones del servicio militar, si es el solicitante.
Además, para obtener una licencia para el alquiler de embarcaciones de recreo marinas se requieren hasta 15 documentos, su costo es de 140 a 250 euros y el período de aprobación es de 60 días.
El procedimiento para registrarse como asistente dental también lleva mucho tiempo, requiere 11 documentos y 90 días. También se requieren tres meses para obtener un certificado de matrona, para esto debe proporcionar ocho documentos y pagar 8 euros. Se necesitan 60 días para obtener una licencia comercial al aire libre y hasta 24 documentos en total, incluyendo el certificado de inicio de actividad de TaxisΝετ, una fotocopia compulsada de la libreta de apicultura, etc. Se necesitan al menos dos meses para completar la compra de la propiedad del municipio a través de una subasta. El procedimiento incluye la verificación del peso legal del inmueble por parte del departamento jurídico del municipio, la remisión de la decisión del concejo municipal a la administración descentralizada correspondiente para el control de legalidad y la transcripción del contrato de compraventa. En cambio, para las actividades de «nueva generación», para las que se han escrito los pasos desde el principio, los procedimientos son más sencillos. Para emitir, por ejemplo, una licencia para cultivar cáñamo industrial se requieren hasta seis documentos y un plazo de solo 15 días.
Implementación acelerada de nuevos proyectos de digitalización
En un futuro próximo, la sociedad de la información firmará contratos de ejecución con un total de doce contratistas del proyecto, aproximadamente 30 empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, TI y consultoras. Se espera que la implementación de este acuerdo marco, que prevé la celebración y rotación de contratos de varios meses, produzca resultados rápidos. Como explica Sociedad de la Información, cada esquema se compromete a implementar un subproyecto de entre un gran número de proyectos incluidos en el proyecto de interoperabilidad de las OSC. Cuando lo complete, lo que se estima en unos tres meses, el nuevo subproyecto se entregará al siguiente contratista en el orden de clasificación. Al final de la primera ronda, cuando los 12 esquemas estén comprometidos con los contratos, las asignaciones comenzarán de nuevo desde el primer contratista. Actualmente se están determinando las acciones que cada uno de los 12 consorcios tomará para implementar en organismos y organismos gubernamentales.
Tal y como explican Angelos Karvounis, Responsable de Interoperabilidad de la Secretaría General de Sistemas de Información, y George Kappos, asesor del Sr. Anagnostopoulos, el objetivo de este proyecto es mejorar radicalmente el nivel de los servicios digitales prestados. Según explican, para poder obtener información más compleja, procede de múltiples fuentes y es necesaria para licenciar grandes inversiones, urbanismo inmobiliario o intercambio de datos entre servicios para órdenes gubernamentales. Para que esto sea posible, todos los sistemas de información individuales del sector público deben estar interconectados, y debe crearse una estructura similar a un tablero con números, en la que se realizan automáticamente varias combinaciones de números. Por ejemplo, la información sobre si los hijos de una familia pertenecen al mismo estado civil y cuántos de ellos se pueden obtener fácilmente si los sistemas son compatibles.
El éxito del proyecto de interoperabilidad se ve facilitado por el hecho de que la mayoría de los datos necesarios para procesar transacciones con ciudadanos y empresas ya existen en bases de datos en la máquina estatal. También hay casos en que las instituciones mantienen sus registros en archivos pero su digitalización está en proceso.
Cabe señalar que el primer intento organizado de integrar los sistemas de información del sector público se realizó bajo el programa Cleisthenes, que también fue financiado por el Segundo Marco de Apoyo Comunitario. En mayo de 2009, todas las transacciones con el estado también comenzaron a realizarse a través del portal digital Hermes, pero la cantidad de servicios digitales disponibles apenas superaba los 100. Y en 2017, como parte de la campaña e-gov now, se intentó para conectar sistemas de información y registros individuales.
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